Sitzung: 28.09.2023 Stadtrat
Nach Durchführung
der örtlichen Rechnungsprüfung stellt der Vorsitzende des
Rechnungsprüfungsausschusses Hermann Menig den Rechnungsprüfungsbericht für das
Haushaltsjahr 2022 vor.
Er verliest den
Bericht wie folgt:
„Sehr geehrter Herr
Bürgermeister,
werte
Stadtratskolleginnen und -kollegen, geschätzte Zuhörer,
der
Rechnungsprüfungsausschuss stellt hiermit den Prüfungsbericht für das Haushaltsjahr
2022 vor.
Der Ausschuss traf
sich in der Zeit von 03. - 06. Juli zu drei Sitzungen und einer Ortsbegehung.
Dabei wurden den Ausschussmitgliedern sämtliche Buchungsunterlagen in digitaler
Form vollumfänglich vorgelegt oder für Nachfragen auch in Schriftform
übermittelt bzw. nachgereicht.
Alle
Abteilungsleiter, deren Vertreter oder weitere auskunftsberechtigte Personen
unterstützten den Ausschuss wieder tatkräftig und völlig unkompliziert bei der
Klärung und Abarbeitung eines umfangreichen Fragenkatalogs, den sich der
Ausschuss schon vor der eigentlichen Rechnungsprüfung ausgearbeitet hatte. An
dieser Stelle schon einmal herzlichen Dank, allen voran an unsere Kämmerin,
Frau Herrmann und ihrem Team, dass man uns wieder mit Rat und Tat zur Seite
stand.
Die Rechnungs- und
Belegprüfungen, die, wie schon früher erläutert, nur stichpunktartig
durchgeführt werden können und sich auf das abgelaufene Geschäftsjahr beziehen,
waren, um das vorweg zu nehmen, wieder vorbildlich, lückenlos und ohne
Beanstandungen.
Auch die Ausgaben
im monatlich verfügbaren Budgetrahmen des Bürgermeisters waren wieder
anstandslos belegbar, nachvollziehbar und korrekt verbucht.
Im Zuge der
weiteren Rechnungsprüfung wurden diesmal in der Hauptverwaltung umfangreiche
Feststellungen bezüglich Arbeitszeit/Überstunden, Personalkosten und
Personalplanung getroffen. Allerdings verbietet es die geltende Gemeindeordnung
detailliert und öffentlich über Personalia, geltende Verträge und deren Inhalte
zu sprechen.
Soviel sei gesagt:
Es ist dringend
erforderlich, und ich darf hierzu eine Passage aus dem letztjährigen Bericht
zitieren:
„Alles in allem sollte
eine Personalabteilung etabliert werden, die nicht nur mit der Lohn- und
Gehaltsabrechnung betraut ist, sondern die gesamte Personalverwaltung, nebst
Einstellungen/Entlassungen oder Kündigungen betreut. Dies sehen wir als große
Arbeitsentlastung für den Geschäftsstellenleiter, der selbstverständlich
federführender Personalchef ist. Natürlich sind auch die Zuständigkeiten von
Bürgermeister und Stadtrat unbenommen.“
Diese Empfehlung
ist zwischenzeitlich dahingehend umgesetzt, dass eine entsprechende Stelle
ausgeschrieben wird oder ist.
Nach wie vor auch
aktuell ist unsere Empfehlung, die Stellenbeschreibungen und Arbeitsfelder neu
zu definieren und den Mitarbeitern näher zu bringen.
In der
Personalplanung ist eine Expertise „Ressource Mensch“ in Auftrag, deren
Ergebnis aber erst im nächsten Jahr vorliegen wird. Untersucht wird neben der
Kita-Verwaltung auch der Ablauf in den Kitas. Das Ergebnis kann dann
gegebenenfalls im nächsten Rechenschaftsbericht Erwähnung finden, wenn nicht
vorab dem Stadtrat berichtet wurde, zumal man seitens der
Geschäftsstellenleitung die Hoffnung hegt, eventuell Ressourcen oder
Schnittstellen für die Personalverwaltung und die Verwaltung allgemein zu
finden.
Auch anfallende
Überstunden oder Vorausarbeitsstunden wurden auf den Prüfstand gestellt. Auch
hier konnte festgestellt werden, dass es eine positive Entwicklung gibt und die
Verwaltung auf dem richtigen Weg zu sein scheint. Hier wird beispielsweise das
Etablieren eines Lebensarbeitszeitkontos geprüft, das wir befürworten. Auch das
ist wohl eine Herausforderung für den vorgeschlagenen Personalchefposten.
Als letztes wurde
bemängelt, dass die Telefonschaltung in Abwesenheit suboptimal wäre. Hier gilt
es eine längst veröffentlichte Arbeitsanweisung dahingehend zu überprüfen, ob
diese Anweisung überhaupt umgesetzt wird. Die Erfahrung auch in letzter Zeit
zeigt, dass dies nicht überall so gehandhabt wird.
Es war der Wunsch
der Rechnungsprüfungsmitglieder, in allen Abteilungen der Stadtverwaltung neben
aktuellen Zahlen und Belegen auch detailliert Vorgänge und Abläufe zu
hinterfragen, diese erklärt zu bekommen und gegebenenfalls im Abschlussbericht
zu erwähnen.
Vom Wasserwerk
erhielten wir die Info, das der Austausch der Wasseruhren gegen die neuen digitalen
Uhren gut läuft und sukzessive weiter erfolgt. Dies sollte weiter so unter
rechtzeitiger und ausreichender Anzahl der Bestellmengen erfolgen, um Kosten
bei der Beschaffung zu minimieren. Wir erwarten uns durch die digitale Ablesung
und Erfassung eine schnellere Ablesung der Werte und damit Zeit und
Kostenersparnis.
Im
Zuständigkeitsbereich des Bauamts wurden beispielsweise die Kosten für
Beratertätigkeiten und dadurch erhöhte Planungskosten beanstandet. Diese Kosten
können nicht reduziert werden, weil diese Beauftragung, z. B. wegen des Erhalts
von Förderungsleistungen, zwingend vorgeschrieben ist.
Auch der bemängelte
fehlende Zeitplan für den Verlauf größerer Maßnahmen wurde dahingehend
umgesetzt, dass nun die Zeitschiene im Bauzeitplan erstellt wird und dem
Stadtrat vor Ausführung des Vorhabens vorgestellt wird.
Immer wieder wurde
seitens des Stadtrats die mangelnde Vorbereitung von Ausschreibungen in Bezug
auf Zeiten, rechtliche Würdigung, aber auch die materiellen, handwerklichen
Inhalte einzelner Ausschreibungen, bemängelt und angemahnt. Dem wurde seitens
der Hauptverwaltung insofern Rechnung getragen, dass man noch vor
Veröffentlichung dieses Abschlussberichtes Fakten schaffen konnte. So wurde
durch Umsetzung eine Stabsstelle zur rechtlichen Abwicklung und Überprüfung der
notwendigen und sinnvollen Materialien innerhalb des Bauamts geschaffen. Dies
begrüßen wir außerordentlich.
Zu bemängeln ist in
vielen Fällen der schleppende Baufortschritt bzw. die nicht in Angriff
genommene Realisierung verschiedenster Gewerke und die damit zu erwartenden
Kostensteigerungen. Als Beispiel sei hier nur angeführt die Toilettenanlage am
Brückenparkplatz, die Realisierung des Gebäudes Säule II an der
Ulrich-Willer-Straße oder auch die Sanierung der Friedhofsmauer. Diese
Maßnahmen sind im aktuellen Haushalt berücksichtigt und harren der
Realisierung. Ebenso ärgerlich sind Maßnahmen, die aus Zeit- und
Kapazitätsgründen nicht durch den Bauhof umgesetzt werden können. Als Beispiel
sei genannt das Volleyballfeld in der Nähe des JUZ und der Austausch der
Sitzbänke am Mainkai, die fertig zum Austausch im Bauhof stehen. Hier sollte
insgesamt über die Möglichkeit nachgedacht werden, externe Unterstützung zu
holen. Dies erfordert natürlich eine Berücksichtigung im kommenden Haushalt,
die wir hiermit anregen unter dem Motto „Es wird alles nicht günstiger, wenn
wir es später umsetzen“.
Am 06.07.2023,
09:00 Uhr, besuchte der komplette Rechungsprüfungsausschuss den städtischen
Bauhof, um sich vor Ort einen Eindruck über das bestehende Areal und die gewünschten
Erweiterungsmöglichkeiten bzw. nötige Erweiterungen zu verschaffen.
Das Lagern von
Schüttgut in sogenannten Schütten, wie schon einmal von der Rechnungsprüfung
vorgeschlagen, wurde umgesetzt.
Die Brotzeitpausen
werden nach Möglichkeit im Pausenraum des Bauhofs durchgeführt, allerdings
sucht man hier Wege der Erweiterungsmöglichkeiten, um allen Bediensteten
geeignete Räumlichkeit zur Verfügung stellen zu können.
Beim Rundgang wurde
festgestellt, dass die vor einigen Jahren, auf Wunsch der damaligen
Bauhofleitung angeschaffte Teermaschine nutzlos herumsteht und auch Mangels
Bedienungswissens nicht gebraucht wird. Es wird empfohlen, diese Maschine
schnellstens auf den freien Markt zu veräußern. Darüber hinaus befinden sich
auf dem Freigelände des Bauhofs diverse Silos, Metallgestelle und weiterer
Metallschrott, der außer Stellplatz verbraucht, keinen oder nur geringen Wert
darstellt. Auch hier sollte schnellstens gehandelt werden und diese Gegenstände
auf dem Schrottplatz entsorgt oder dem Wirtschaftskreislauf gegen geringes
Entgelt zugeführt zu werden.
Überrascht hat,
dass größere Mengen Beton-Pflaster-Steine, Fliesen und Platten, ebenso
Holzbretter in diversen Längen und Dicken, weit über den Bedarf für
Ausbesserungsarbeiten hinaus gelagert werden und verrotten. Auch hier werden
Veräußerungen angeregt, zumal sich einiges an Material noch in der Originalverpackung
befindet.
An dieser Stelle
darf erwähnt werden, dass wir auf der Suche nach dem abhandengekommen „Interimspflaster“
nicht fündig geworden sind. Dieses an der Interimshalle der Feuerwehr gelagerte
Material ist unauffindbar und niemand weiß, wo es verblieben ist.
Doch zurück zum
Bauhof:
Des Weiteren waren
in Unterständen abgestellte alte Anhänger und Maschinenteile zu finden, die
sich schätzungsweise im Oldtimerstatus befinden und nicht mehr in Gebrauch
sind. Auch hier wird angeregt, dass man die gelagerten Gegenstände auf ihre
Gebrauchsfähigkeit und Wertigkeit prüft. Wenn es Teile gibt, die keinen
Gebrauchsbedarf mehr haben, so sollten diese Dinge auch dem Verkauf zugeführt
werden. Wir sind sicher, dass letzlich durch die Beseitigungs- und
Verwertungsmaßnahmen eine nicht unerhebliche Menge an Lagerfläche zum Vorschein
kommt.
Die Aufgaben des
Bauhofes werden immer mehr und auch zeitintensiver zum einen, aber man beklagt
auch unbesetzte Stellen oder krankheitsbedingte Ausfälle. Vom Zeitmanagement
her macht man sich erfreulicherweise über effizientere Aufgabenverteilungen
Gedanken. So werden immerwährende Arbeiten, wie Mäharbeiten, Pflanz- und
Gärtnerarbeiten mit Jahresablaufplänen geregelt. Auch gute Ideen werden
aufgegriffen, wie z. B. die neuen Bänke und Liegen im Stadtgebiet nur noch
alles zwei Jahre im Wechsel abzubauen, um etwa Reparaturen durchzuführen.
Es wird von unserer
Seite angeregt, künftig einen Plan zu erstellen, welche Arbeiten „geoutsourct“
werden können, diese auszuschreiben und zu vergeben. Somit wird der Stellenplan
nicht belastet, die Personalkosten verringert und die Eigenarbeit des Bauhofes
wird entlastet.
Hiermit schließe
ich den Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses für das Geschäftsjahr 2022/2023,
wohlwissend, dass immense Aufgaben und Entscheidungen für das kommende
Geschäftsjahr für uns Alle anstehen.
Ich glaube aber,
dass nicht nur deshalb der Rechenschaftsbericht für das laufende und Mitte des
Jahres 2024 zu Ende gehenden Geschäftsjahr umfangreicher ausfallen wird,
sondern auch, weil wir dann die Hälfte der aktuellen Legislaturperiode beendet
haben. Dann werden wir Revue passieren lassen, inwieweit die angedachten
Empfehlungen des Rechnungsprüfungsausschusses umgesetzt werden konnten.
Ich darf der Form
halber die Sätze wiederholen, die ich zu Anfang dieses Schlussberichtes bereits
sagte:
Die vorgelegten und
durch den Rechnungsprüfungsausschuss eingesehenen Buchungsunterlagen waren
vollständig, nachvollziehbar und lückenlos. Die Buchführung ist tadellos. Ich
bitte deshalb um entsprechende Entlastung.
Vielen Dank für die
Aufmerksamkeit.“
Der
Geschäftsleitende Beamte erläutert, dass nun die Feststellung und Entlastung
der Jahresrechnung im Gremium erfolgen könne. Die Erledigungsberichte für 2021
und 2022 können dann folgen.