Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses, Stadtrat Hermann Menig, verliest und erläutert den Bericht über die örtliche Rechnungsprüfung für das Haushaltsjahr 2020 wie folgt:

 

„Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

werte Stadtratskolleginnen und –Kollegen, geschätzte Zuhörer,

 

der neu besetzte Rechnungsprüfungsausschuss der Legislatur-Periode 2020 – 2026 stellt hiermit sein Erstlingswerk, den Prüfungsbericht für das Haushaltsjahr 2020 vor.

 

Der Rechnungsprüfungsausschuss traf sich zu 3 Sitzungen vom 12. – 14. Juli 2021. Dazu waren dem Ausschuss sämtliche Buchungsunterlagen mit ca. 100 Leitzordnern zur Prüfung vorgelegt worden und alle Abteilungsleiter, Vertreter und auskunftsgebenden Personen unterstützten den Ausschuss tatkräftig bei der Klärung und Abarbeitung eines umfangreichen Fragenkatalogs.

Hierfür bereits an dieser Stelle herzlichen Dank, allen voran an unsere Kämmerin, Frau Herrmann, die uns mit Rat und Tat zur Seite stand.

 

Der Sinn und Zweck des Rechnungsprüfungsausschusses wurde ja im letzten Jahr, durch meinen Vorgänger, Richard Oswald, gerade für die neuen Ratsmitglieder hinreichend dargelegt und erläutert, sodass ich mir das in diesem Jahr spare und direkt zu den Ergebnissen unserer Arbeit komme, die durch Überprüfungen, Befragungen und Recherchen erlangt wurden:

 

Bei der Überprüfung von Buchungsunterlagen wurde festgestellt, dass diverse Schreiben und Rechnungen oftmals verschiedene Sachgebiete und Abteilungen durchlaufen, bevor sie gebucht werden. Diese Abläufe könnten nachvollziehbarer und effizienter dargestellt werden, wenn alle eingehenden Schriftstücke digitalisiert würden und man sie mit einer Individualkennung (Aktenzeichen) versieht.

Anschließend könnten etwa Rechnungen digital durch die jeweils zuständige Stelle geprüft, genehmigt oder auch zur entsprechenden Sachbearbeitung weitergegeben werden.

 

Des Weiteren wird angeregt, für jegliche Beschaffung von Materialien, wie z. B. Büroartikel, Ausrüstungsmittel oder Gebrauchsartikel, einen Zentraleinkauf für alle Abteilungen zu etablieren. Der Zentraleinkauf sollte für alle Anschaffungen die außerhalb von Vergaben getätigt werden müssen, die marktüblichen Kaufpreise ermitteln und verhandeln, entsprechende Rechnungen prüfen und Skontoabzüge überwachen. Eine neue Personalstelle ist nicht anzustreben.

 

Es wurde festgestellt, dass Versicherungsverträge, Wartungs- und Beraterverträge, gerade auch die älteren Datums, nicht regelmäßig überprüft wurden.

Das bedeutet inhaltlich oder kostenmäßig, aber auch hinsichtlich der Effizienz, Sinnhaftigkeit und Laufzeit sind diese Verträge zu überprüfen, nachzubessern oder gar durch wirtschaftlichere bzw. günstigere Varianten zu ersetzen.

Es bietet sich deshalb an, alle relevanten Verträge im Gesamten zu listen und im 2- oder 3-Jahresrhythmus bzw. laufzeitbezogen zu prüfen.

 

Unabhängig davon ist zu erwähnen, dass alle Arbeitsverträge oder meldepflichtigen Nebentätigkeiten für die Stadt Marktheidenfeld der jeweils geltende Tariflohn zu beachten ist.

 

Im Zuge der Rechnungsprüfung wurde auch das komplexe Thema „Friedhofsverwaltung“ in Augenschein genommen.

Es konnte festgestellt werden, das vereinzelt Gebühren unregelmäßig, gar gefühlsmäßig erhoben werden. Das ist im Grunde ineffizient.

 

Wir regen an, diese Kostenerhebungen beispielsweise an den Nachbarstädten zu orientieren und kontinuierlich, aber maßvoll alle 2 Jahre zu erhöhen. Dazu sollte durchaus ein gewisser Verwaltungsaufwand in die Gebühren eingerechnet werden. Dabei erscheint es in diesem Zusammenhang unverständlich, dass im Auftrag des generalbevollmächtigten Beerdigungs-instituts die Leichenhalle(n) gereinigt wird und die Stadt die Reinigungskosten daraus direkt an die Reinigungskräfte bezahlt. Nach unserer Auffassung ist dies eine Geschäftsführung ohne Auftrag. Wenn der Arbeitsauftrag vom Beerdigungsunternehmer erteilt wird, soll dieser auch die Kosten selbst abrechnen. Andernfalls müssten die Reinigungsarbeiten als solches ausgeschrieben und vergeben werden.

Ähnlich ist dies auch mit den Pauschalkosten für die Sargträger. Zumal hier die Arbeitszeitregelung der städt. Bediensteten, was ihre Nebentätigkeit betrifft, nicht nachvollziehbar erscheint. Auch hier muss, gerade im Interesse der städt. Bediensteten, eine allgemeingültige Regelung in Bezug auf Arbeitszeit, Versicherungsschutz, Nebentätigkeit und Bezahlung gefunden werden.

 

Der Treuhandvertrag zur Grabpflege sollte baldmöglichst gekündigt oder nicht verlängert werden, weil die vereinbarten Leistungen ineffizient sind und sich der Kosten/Nutzen-Faktor sehr bescheiden darstellt. 

 

Des Weiteren ist Handlungsbedarf beim Thema „abgelaufene Gräber und Grabstätten“ geboten. Es wird angeregt, Gräber und Grabstätten, die offensichtlich aufgegeben wurden oder deren Nutzungszeit abgelaufen ist, bei den Nutzungsberechtigten schriftlich, mit angemessener Fristsetzung von 3 Monaten, anzufragen, ob eine Verlängerung der Nutzungszeit angestrebt oder die Grabstätte aufgegeben wird.

 

Entsprechend sind dann die Modalitäten zu veranlassen. Was bedeutet, dass innerhalb der Fristsetzung das aufgegebene Grab abzuräumen ist oder eine kostenpflichtige Ersatzvornahme durch Mitarbeiter des Bauhofes durchgeführt wird.

 

Uns ist bewusst, dass sich damit der Verwaltungsaufwand erhöhen wird. Aber da es keinen Außendienst gibt, der solche Sachverhalte überprüft und an die entsprechend zuständige Stelle weitergibt, kann dies nur direkt durch die Friedhofsverwaltung geschehen.

 

Im Bereich des städt. Bauhofs hat die Prüfung ergeben, dass viele Materialien, viel zu lange gelagert werden. Als Beispiel nenne ich hier palettenweise Pflastersteinreste, deren Muster schon jahrelang nicht mehr verbaut oder anderweitig zur Ausbesserungen gebraucht werden. Es wird angeregt, solches eigentlich überflüssiges Material interessierten Mitbürgern zum Verkauf anzubieten oder dem Recycling zuzuführen.

 

Andererseits ist nicht nachzuvollziehen, dass schon für geringste Mengen Rindenmulch oder Pflanzerde, Sand, Split und dergleichen längere Rüstzeiten in Kauf genommen werden, um diese Materialien beim Erzeuger oder Händler mit dem städt. Fuhrpark in Kleinstmengen abzuholen.

Es wird angeregt, für diese Verbrauchmaterialien Schütten oder Halden zu installieren und solche Dinge in bedarfsbezogenen Mengen liefern zu lassen und letztlich darin zu lagern.

 

Pausen sind wichtig und auch gesetzlich bzw. tariflich festgelegt. So auch im städt. Bauhof. Offensichtlich ist man aber dort der irrigen Meinung, dass diese Pausen im Bauhof zu verbringen sind. Wie anders ist es sonst zu erklären, dass Beschäftigte in Außendiensttätigkeit, wie etwa in den Stadtteilen, Arbeiten verrichten, teilweise mehr als eine 1/2 Std. An-und Abreise auf sich nehmen, um rechtzeitig zu den Pausen im Bauhof sein zu können? Ich unterlasse es hier weiter ins Detail zu gehen oder etwa die anfallenden Mannstunden über‘s Jahr zu berechnen.

 

Es wird deshalb darum gebeten, etwa durch entsprechende Gespräche oder Aushänge die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass es keineswegs verpflichtend ist, Pausen im Bauhof zu tätigen. Es ist möglich und durchaus erwünscht, Pausen am Arbeitsplatz vor Ort zu verbringen und nicht umherzureisen.

 

Wie bereits im vorangegangenen Rechnungsprüfungsausschuss angemahnt, lässt die Kosten/Nutzenrechnung der kommunalen Verkehrsüberwachung sehr zu wünschen übrig und der Erfolg hat durchaus noch Platz nach oben.

Die Kosten laufen förmlich davon. Ein Gegensteuern wäre zunächst Reduzierung der Mannstunden bzw. des Stunden-Kontingents oder gar die Kündigung des Vertrags mit der KVÜ.

 

Wir denken aber, dies wäre ein Schritt in die falsche Richtung.

Wir schlagen vor, die Fußstreife der Verkehrsüberwachung mit Vorgaben und Streifenplänen gezielter einzusetzen und durch Anschaffung weiterer Geschwindigkeitswarner mit Dokumentationsmodulen auch die Standorte der Radarfahrzeuge zu optimieren. Diese Module (für gefahrene Geschwindigkeit und Uhrzeit) können ausgewertet und dort wo relevante Verstöße festgestellt werden, könnte man dann die Radargeräte gezielter einsetzen. Wir glauben, so könnte die Verkehrsüberwachung wirkungsvoller gestaltet werden und zur Verkehrserziehung beitragen.

 

Nach einer Frist von 1 – 2 Jahren sollte die so geleistete Arbeit ausgewertet werden und man entscheidet dann das weitere Verfahren.

 

Aus gegebenem Anlass regen wir an, dass zeitnah Ausschreibungstexte auf Sinnhaftigkeit und auch darauf hin geprüft werden, ob nicht kostengünstigere Alternativen und Varianten machbar wären.

Besonderes Augenmerk ist auf einen detaillierten Zeitplan zu legen in dem auch die Zeiten ersichtlich sind, wann welches Gewerk ausgeschrieben wird. Damit nicht Zeitverzug durch die Auftragnehmer durch zu hohe Auslastung im angedachten Zeitraum der Realisierung erfolgt.

 

Ich schließe den Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses und danke nochmals für die Unterstützung und Mitarbeit aller Beteiligten und stelle abschließend fest:

 

Die vorgelegten und durch den Rechnungsprüfungsausschuss eingesehen Buchungsunterlagen waren vollständig, nachvollziehbar und lückenlos, die Buchführung ist tadellos.

Ich bitte deshalb um entsprechende Entlastung.

 

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!“

 

Der Vorsitzende bedankt sich beim Rechnungsprüfungsausschuss für die geleistete Arbeit.

Geschäftsleitender Beamter Hanakam erläutert, dass in der heutigen Sitzung kein Beschluss zur Jahresrechnung zum Haushalt 2020 vorgesehen sei. Dieser stehe auf der Tagesordnung der kommenden Stadtratssitzung. Der Erste Bürgermeister dürfe bei der Beschlussfassung bezüglich der Feststellung der Jahresrechnung zum Haushalt 2020 mit abstimmen, bei der Entlastung der Verwaltung bezüglich des Haushaltsjahrs 2020 jedoch nicht, hält Herr Hanakam abschließend fest.